Standarisasi Penyusunan SOP Administrasi Akademik dan Program Studi

Politeknik Bisnis Digital Indonesia, 18-19 Desember 2024, duet Rabu dan Kamis pagi yang berawan. Waktu yang tepat untuk berdiskusi dan mengelaborasi suatu hal yang penting. Momen yang tepat ini dimanfaatkan oleh tim perumus untuk sinkronisasi SOP yang sudah hampir matang. Namun sinkronisasi tersebut baru melibatkan 2 bagian; yaitu tiga Program Studi serta Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, atau karib disebut BAAK.

LPM, Prodi, dan BAAK

SOP, sebuah akronim yang sering didengar ini merupakan kepanjangan dari  Standard Operating Procedure, yaitu dokumen yang berisi instruksi dan prosedur baku untuk menjalankan aktivitas di suatu institusi. SOP berfungsi sebagai panduan dan alat evaluasi untuk memastikan proses operasional berjalan efisien, konsisten, dan terstandarisasi.

SOP merupakan sesuatu yang penting pada sebuah institusi, terutama institusi pendidikan. Hal ini karena: 

• Memastikan pekerjaan dan kegiatan perkuliahan berjalan lancar;
• Mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pelaksanaan tugas;
• Membantu pegawai menjalankan tugas dengan lebih percaya diri dan produktif;
• Membantu organisasi memantau dan mengevaluasi proses kerja.

Pembahasan SOP ini dipimpin oleh Kepala Bagian Lembaga Penjamin Mutu, atau akrab disingkat LPM. SOP yang dibahas berisi tentang Tujuan, Ruang Lingkup, Referensi, Definisi, Penanggung Jawab, Uraian Prosedur, Diagram Alir Prosedur, dan Dokumen Terkait. Sebelum menyusun SOP, tim berdiskusi dan curah pendapat untuk mengidentifikasi apa saja hal/aktivitas yang memerlukan standarisasi, lalu dilanjutkan dengan rapat pengumpulan informasi dan perumusan SOP, kemudian penyusunan draft SOP, review dan revisi draft SOP, hingga penetapan dan pengesahan SOP agar bisa segera  diimplementasikan di seluruh program studi dan bagian di Politeknik Bisnis Digital (Polbis).

Semoga SOP yang disusun mampu diterapkan dengan optimal sehingga Polbis menjadi kampus vokasi yang #MembudayakanMutuMewujudkanVisi.